BEWERBERINFORMATIONEN ZUR MARKTTEILNAHME

ür alle Teilnahmeinteressenten und Bewerber bei unseren LEGENDÄREN MITTELALTERMÄRKTEN hier ein grober und unverbindlicher Zeitplan der geplanten Bearbeitungsphasen zur besseren Übersicht und zum besseren Verständnis. Dieses Pergament ist entstanden, da ein immenser Teil aller Anfragen von Interessenten an einer Teilnahme im Grunde zur falschen Zeit an uns gerichtet werden. Mit ein bisschen Transparenz haben wir die Hoffnung, allen Arbeit zu ersparen.

rundsätzlich unterscheiden wir hauptsächlich in getrennten Teams die Verantwortungsbereiche „Stände“, also alle Händler und Handwerker, „Vereine und Gruppen“, also die Lager, sowie „Programm“ mit Musikanten, Gauklern, Unterhaltung. Darüber hinaus treffen wir uns aber immer wieder auch im Gesamt-Team „MarktOrga“, das noch aus weiteren Mitgliedern zusätzlich besteht und in dem Informationen und Entscheidungen aus den Detail-Teams kommuniziert und generell gültige Planungen allgemeiner Natur erarbeitet werden. Die Anzahl aller mit verschiedenen Aufgaben im Zuge der Marktvorbereitungen beschäftigten Arbeitsgruppen und Teams beläuft sich sogar auf 25-30, das allerdings dann in Mehrfachbesetzung.

ir hoffen sehr, dass mit der Darlegung unserer Arbeitsweise und der Bearbeitungsphasen das Ganze etwas transparenter wird und somit offensichtlich, dass nicht alle Anfragen spontan entschieden werden können. Zum Beispiel ist es uns unmöglich, erst Ende Februar bei uns eingehende Bewerbungen sofort zu beantworten, weil dann gerade hunderte schon vorher eingegangene Bewerbungen und Teilnahmeanträge bearbeitet werden. Oder etwa warum einzelne Anfragen nicht separat „zwischendurch“ und „schnell“ beantwortet werden können, da sie erst an das entsprechende Team weitergeleitet und dann in der nächsten MarktOrga-Sitzung gemeinsam besprochen werden usw.

Zeitraum	Bearbeitungsphase	Team	Erläuterung
ab ca. 01.11. des Vorjahres	Teilnahme- unterlagen	MarktOrga- Gesamt-Team	Unsere Teilnahmeunterlagen (bestehend aus Marktordnung, Fragebogen und Anmeldeformular), sprich die Vertragsunterlagen werden auf der Internet-Homepage des Vereins veröffentlicht und zum Download angeboten. Ab diesem Zeitpunkt können Interessenten an einer Marktteilnahme uns gerne ihre Bewerbungsunterlagen mit aussagekräftigen Fotos von z.B. Stand, Vorführungen, Waren, Programm, Darstellung, Lagerplan usw. zukommen lassen. Bewerbungsunterlagen werden schriftlich bei Post zugesendet bevorzugt, können aber auch per E-Mail-Anhang an uns gerichtet werden. Dann aber bitte möglichst gleich mit unseren Teilnahmeunterlagen, die man sich ja selbst auch downloaden kann. WICHTIG: Bitte unsere Vertragsunterlagen ausschließlich schriftlich ausgefüllt per Post direkt an die Postadresse des Vereins senden! (Insbesondere eingescannte E-Mail-Anhänge sind leider rechtlich nicht gültig und können deshalb leider nicht bearbeitet werden.)
ab 01.11. des Vorjahres bis 01.03. des Marktjahres	Sammlung und Entscheidung	MarktOrga- Gesamt-Team	Von der Grob- hin zur Feinplanung wird in einem permanenten Prozess eine immer genauere Struktur in vielen Sitzungen und Treffen erarbeitet und Ergebnisse immer wieder zum Erhalt des Überblicks an alle zurückgemeldet. Vereinzelt werden die Vertragsunterlagen auch blanko an bestimmte Teilnehmer versendet, zum Beispiel, wenn jemand diese von uns anfordert wegen mangelndem Internetzugang.
		Stände	In dieser Bearbeitungsphase werden alle Bewerbungen gesammelt, die in sehr unterschiedlicher Form per Post oder E-Mail eintreffen. E-Mail-Anhänge werden ausgedruckt, alles wird sortiert, zugeordnet und die wichtigsten Daten in eine Datenbank eingepflegt. Im Team „Stände“ werden Eingangsbearbeitungen und Sortierungen hunderter von Bewerbungen vorgenommen. Auch unsere downloadbaren Vertragsunterlagen werden schon bearbeitet. WICHTIG: Bitte unsere Vertragsunterlagen ausschließlich schriftlich ausgefüllt per Post direkt an die Postadresse des Vereins senden! (Insbesondere eingescannte E-Mail-Anhänge sind leider rechtlich nicht gültig und können deshalb leider nicht bearbeitet werden.)
		Vereine und Gruppen	Auch hier werden alle Bewerbungen zentral (Vereinsadresse) gesammelt, in die Einzel-Teams weitergeleitet, wo ebenfalls Vorsortierungen durchgeführt werden.
		Programm	Im Team „Programm“ wird genauso alles gesammelt und erste Entscheidungen getroffen, aber nur hier können diese aufgrund der geringeren Anzahl der in die engere Auswahl kommenden Künstler schon punktuell über die getroffenen Entscheidungen informiert werden.
ab 01.03. bis 01.04. des Marktjahres	Feinplanung	MarktOrga- Gesamt-Team	Von der Grob- hin zur Feinplanung wird in einem permanenten Prozess eine immer genauere Struktur in vielen Sitzungen und Treffen erarbeitet.
	Rücksendung der Verträge an die Teilnehmer	Stände	Nun, da ein Gesamtbild des Marktes erarbeitet wurde, das möglichst ausgewogen und in sich stimmig ist, werden die bereits erhaltenen Vertragsunterlagen an die Teilnehmer zurückgesendet. Wir versuchen dabei mit beispielhaftem Zeiteinsatz und viel Liebe zum Detail, nicht nur ein qualitativ hervorragendes, sondern insbesondere auch ein ausgewogenes Angebot zu schaffen. Dabei wollen wir allen Bewerbern sehr gerecht und betont fair gegenüber vorgehen und in bestimmten Bereichen auch einmal wechseln, damit auch immer wieder neue Bewerber eine Chance haben.
		Vereine und Gruppen
		Programm
ab 01.04. bis Veranstaltungs- beginn	Geländeplanung	MarktOrga- Gesamt-Team	Von 2-3 erfahrenen Mitgliedern wird ein Geländeplan vorschlagsweise als Arbeitsgrundlage erarbeitet. Dabei werden - soweit möglich - auch spezielle Wünsche der Teilnehmer berücksichtigt, was eine große Aufgabe ist. Dieser Geländeplan wird dann im MarktOrga-Gesamt-Team gemeinsam besprochen und in einem fortwährenden Prozess von Planungssitzung zu Planungssitzung immer weiter perfektioniert.
	Geländeplanung	MarktOrga- Gesamt-Team	Unsere Schatzmeisterey arbeitet ab hier alle Abbuchungsaufträge, die von den Teilnehmern in unsere Vertragsunterlagen eingetragen worden sind nach und nach ab.
	Versendung der Absagen	Stände	Da sich leider immer mehr Bewerber mehrfach auf Veranstaltungen am gleichen Termin bewerben, sehen wir uns gezwungen, die Absagen zeitlich etwas nach den Zusagen zu versenden. Damit wird gewährleistet, dass keine Verwirrungen auftreten, wenn ausnahmsweise ein Bewerber dann doch nicht unserem LEGENDÄREN MITTELALTERMARKT den Vorzug geben sollte und uns unschöner Weise trotz Bewerbung nach Erhalt unserer Vertragsunterlagen nachträglich noch absagt.
		Vereine und Gruppen
		Programm
ab 01.04. bis Veranstaltungs- beginn	Feinplanung	alle	Sowohl im großen MarktOrga-Team als auch in den Detail-Teams geht es jetzt an die immense Anzahl der nötigen Feinplanungen, die nach und nach abgearbeitet werden müssen. Nun werden anhand der Markt-Datenbank verschieden sortierte Übersichten erstellt, restliche und neu entstehende Probleme geklärt und gelöst und fortwährend die Geländeplanung verfeinert. Speziell alle besonderen Verhandlungen werden meist erst jetzt geführt werden können, da zunächst den unkomplizierten Fällen schnell eine Information zukommen soll und aufwändige Spezialfälle ansonsten den Ablauf verzögern bis blockieren könnten. Ab hier wird auch erst die Teilnehmerliste auf der Website aktualisiert, da vorher noch viel zu viele Unwägbarkeiten existieren. Und natürlich werden in diesem Zeitraum alle Werbeaktionen parallel dazu geplant und abgestimmt. Großteils werden sie sogar von Mitgliedern selbst erstellt (Radiowerbung) und durchgeführt (Plakatwerbung und Handzettel-Verteilung).
ab ca. 8 Wochen vor Veranstaltungs- beginn	keine	alle	Ab ungefähr diesem Zeitpunkt können leider aus organisatorischen Gründen keine weiteren, neuen Bewerbungen angenommen werden. Gehen uns trotzdem noch welche zu, nehmen wir diese gerne in unsere Datenbank auf zur zukünftigen Berücksichtigung.
ab Veranstaltungsende bis 01.11. des Folgejahres	*keine*	*keines*	Bewerbungsbeginn ist immer erst der 01.11. des Vorjahres, das heißt des Jahres, in dem wir keinen LEGENDÄREN MITTELALTERMARKT veranstalten. Also werden ab Anfang November in ungerade Jahren Bewerbungen von uns angenommen und bearbeitet.

ür einen gemeinnützigen Verein, in dem alle Arbeiten durch seine Mitglieder ehrenamtlich bestritten werden, ist dies eine sehr professionelle Organisationsstruktur, die hohen Einsatz der Mitglieder erfordert, aber es hat sich gezeigt, dass nur so eine derartige überregional immer weiter an Bedeutung gewinnende Großveranstaltung optimal gemanagt werden kann. Und das liegt schließlich im Interesse aller…

rundsätzlich sehen wir Bewerbungsunterlagen am liebsten schriftlich (bitte immer mit Fotos) und falls doch noch Anmerkungen zu uns bereits zugesendeten Bewerbungen nötig sind, diese bitte bevorzugt via E-Mail. Und bitte möglichst generell nicht für ungerade Jahre bewerben, da wir dann nur in Ausnahmefällen Großveranstaltungen organisieren. Hier dazu unsere Übersicht über die Markt-Termine.

urze Telefonanrufe auf den Anrufbeantworter oder die Mailbox mit so ausführlichen Informationen wie „Kann ich zum Markt kommen, ich verkaufe Holzsachen?“ oder E-Mails wie etwa „Hiermit bewerbe ich mich bei Ihnen für alle Veranstaltungen!“ ohne Detailinfos, ohne Bilder, können wir aus Gründen der Fairness den Bewerbern gegenüber, die sich die Arbeit machen, unsere Teilnahmeunterlagen herunterzuladen und extra auszufüllen, nur in Ausnahmefällen bearbeiten. Und man sieht auch, dass es uns unmöglich ist, Fragen zur Geländeplanung schon im Dezember des vorhergehenden Jahres zu beantworten. :-)

elefonisch jedoch sind wir zu den üblichen Arbeitszeiten leider generell nicht zu erreichen, da wir keine „Geschäftstelle“ betreiben können, sondern ja alles privat, gemeinnützig und im Ehrenamt organisieren. Die Uhrzeiten, zu denen jemand vom MarktOrga-Team am besten zu erreichen ist, sind derzeit Montag bis Donnerstag von 19-21:00 Uhr. So Ihr uns unbedingt auf telefonischem Wege erreichen müsst, hier die Daten unserer Kontakte.
Unsere Telefonnummer wird dabei weitergeleitet an diejenige Person, die gerade am meisten Zeit für den Telefondienst erübrigen kann, sodass sich auch einmal unterschiedliche Mitglieder melden können, aber eine bessere Erreichbarkeit erzielt wird.